A Pivot tábla lényegében az adatok kinyerésének és olvasható formában történő bemutatásának módja. A pivot táblázatok nagyszerű módja az adatok lekérdezésének és az információs táblázatok létrehozásának, amelyek frissíthetők a nyers adatok változásakor!
Működési példa: szüksége van egy táblázatra, amely a következőket mutatja:
- Összesen hány pozíciója van (tényleges FTE)
- Pozíció címe szerinti bontásban
- Foglalkoztatási státusz szerinti bontásban (Perm/Temp/Casual)
Miután megkapta a nyers adatokat, hozza létre a pivot táblát a nyers adatokon:
- Az eszköztáron válassza a lehetőséget Adatok> Pivot Table and Pivot Chart Report…
- Kattintson a Tovább gombra
- Ellenőrizze, hogy a kimutatástáblába felvenni kívánt adatok kiemelve vannak -e Hatótávolság
- Kattintson a Tovább gombra
- Ha azt szeretné, hogy a pivot táblázat új munkalapon (lapon) jelenjen meg, kattintson a Befejezés gombra. Ellenkező esetben, ha azt szeretné, hogy ugyanazon a munkalapon (azaz - az adatok alatt) jelenjen meg, kattintson a Létező munkalap elemre, és válassza ki az adatok utáni első cellát, majd kattintson a Befejezés gombra
Meg kell jelennie a pivot tábla vázának.
Ha a pivot tábla mezőlistája (a jobb oldalon fent) nem látható, akkor meg kell nyitnia:
- Kattintson a jobb gombbal az eszköztárra (bárhol az alábbi négyzetben):
- Válassza a lehetőséget Pivot tábla.
- Kattintson Mezőlista megjelenítése
- A mezőknek most láthatónak kell lenniük, és a mezőt jobbra húzva rögzítheti a helyére.
- Húzza a következő mezőket a területekre: REjtett szűrőterület: Egyik sem
OSZLOP ELVÁLASZTÓ TERÜLET: Pozíció típusa
SORVÁLASZTÓ TERÜLET: Pozíció Cím
ALAPDATA -TERÜLET: Tényleges FTE
- Ha az alapmezőt összegre szeretné módosítani, kattintson a jobb gombbal a mezőre (lentebb karikázva):
Válassza a lehetőséget Mezőbeállítások…
Válassza a lehetőséget Összeg.
Kattintson Szám…
Válassza a lehetőséget Szám és 2 tizedesjegy majd kattintson az OK gombra.
Az adatoknak tizedesjegyekre kellett volna változniuk.
- A Pozíciótípus oszlopok újbóli rendezéséhez: Kattintson a jobb gombbal Alkalmi> Rendelés> Áthelyezés a végére
Most már kész a táblája az oszlopokkal Állandó, Ideiglenes, Alkalmi sorrendben.
 |  |
A következő lépés az, hogy a táblázat megalkotásához húzza a szükséges mezőket a táblaterületekre. A pivot tábla szerkezete a következő:
A területek jellemző használata:
REjtett szűrőterület: Az ismételten finanszírozott pozíciók szűrője
OSZLOP ELVÁLASZTÓ TERÜLET: Pozíció típusa, foglalkoztatási típusa, foglalkoztatási alapjai, besorolása
SORVÁLASZTÓ TERÜLET: Szervezeti egységek, helyek, pozíciócímek
ALAPDATA -TERÜLET: Fejlétszám, FTE
A pivot táblázatnak így kell kinéznie:
Figyelje meg, hogy az alapadatok alapértelmezett értéke „Count of Actual FTE”. Ez azt jelenti, hogy minden pozíciót 1 -nek irrelevánsnak számítottak az FTE -értékhez képest. Ha az alapmező a Létszám lenne, akkor ez helyes lenne (mivel minden érték 1 lenne), azonban FTE értékek, és összeget, nem pedig számot igényelnek.
Ebben a két oktatóanyagban (két rész) megtudhat néhány jó tippet a pivot táblázatokkal kapcsolatban:
1) Az üres értékek nullákkal való kitöltése:Kattintson a jobb gombbal az alapadatmezőre (lentebb karikázva)
Válassza a lehetőséget Asztal beállításai… Írja be a 0 értéket az üres cellákba, mutassa meg (lentebb karikázva)
Kattintson az OK gombra.
A forgóasztalnak most az üres helyeket nullákkal kellett volna helyettesítenie.
2) Az Összes oszlop elrejtéséhez:
Kattintson a jobb egérgombbal az alapadatmezőre (fent a „tényleges FTE összege”)
Válassza a lehetőséget Asztal beállításai… Törölje a jelölést Sorok végösszege (lentebb körözve)
Az összesítés oszlopot most el kellett volna távolítani.
3) Rejtett szűrő hozzáadása a pivot táblázathoz:Húzza a szűrőt tartalmazó mezőt a rejtett adatszűrő területére (azaz - szervezeti egység 04. szintje)
Kattintson a lefelé mutató nyílra a szervezeti egység szűrőjének kiválasztásához. Válassza ki a kívánt szűrőt (pl. Sport és kikapcsolódás)
A pivot táblázat most csak azokat a pozíciókat mutatja a szervezeti egység 04 szintjén, Sport és szabadidő.
4) Csak a kiválasztott pozíciócímek megjelenítéséhez:
A lefelé mutató nyílra kattintva válassza ki a Pozíció Cím szűrő
A kiválasztás megkönnyítése érdekében húzza a listát kifelé, hogy több pozíció látható legyen
Ha sok érték van a listában, és csak néhányat szeretne, akkor kezdje el a jelölés megszüntetésével Mutasd az összeset (lent látható) az összes érték kijelölésének megszüntetéséhez
Válassza ki a táblázatban megjeleníteni kívánt pozíciókat. (azaz - sportolók és menedzserek)
Kattintson az OK gombra
A pivot tábla csak sportolókat és menedzsereket tartalmazhat.
5) A pozíciótípus százalékos arányának megjelenítése minden pozíciónál:
Kattintson a jobb gombbal az alapadatmezőre (ebben az esetben „A tényleges FTE összege”)
Válassza a lehetőséget Mezőbeállítások…
Kattintson Opciók>>
Válassza a lehetőséget % sor számára Adatok megjelenítése mint
Kattintson az OK gombra.
Jegyzet: Ebben a listában is vannak lehetőségek % oszlopának és % összesen ez utóbbi nagyon hasznos.
A pivot táblázat most százalékokat jelenít meg, de előfordulhatnak hibás értékek azoknál a soroknál, amelyeknek nincs pozíciójuk (mivel nem lehet osztani nullával!).
6) A hibák eltávolítása a pivot táblából:Kattintson a jobb gombbal az alapadatmezőre (ebben az esetben „A tényleges FTE összege”)
Válassza a lehetőséget Asztal beállításai…
Belép 0 ban,-ben A hibaértékekhez mutassa doboz
Kattintson az OK gombra.
Minden hibát most nullával kell helyettesíteni.
